Aprender como organizar a semana é o segredo para se tornar mais produtivo e dar conta de todas as suas tarefas.

Se você é do tipo que levanta correndo na segunda-feira e quase não tem tempo para se planejar, é provável que esteja fazendo muito menos do que poderia e sofrendo com atrasos e desorganização.

Com uma rotina simples de planejamento semanal, você consegue manter o foco nos seus objetivos e fazer o tempo render, além de evitar distrações.

Por onde começar a organizar a semana?

Antes de aprender como organizar a semana, você precisa ter um planejamento pessoal claro e objetivos muito bem definidos. É a partir dessas metas mais amplas que você vai definir o que precisa ser feito durante a semana.

Por exemplo, se você está buscando um aumento de salário, precisa focar em melhorar sua qualificação profissional, assumir novas responsabilidades na empresa e ter sucesso nos projetos atuais.

Logo, é provável que você tenha que fazer algum curso, participar de várias reuniões e dedicar algumas horas extras ao trabalho.

Na sua organização semanal, essas tarefas ainda precisam ser conciliadas com outras atividades do dia a dia, como fazer exercícios físicos, cuidar da casa, ter momentos de lazer, fazer compras, etc.

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1. Escolha sua ferramenta de organização

Seja qual for seu método de organização preferido, você sempre vai precisar de uma ferramenta para registrar seu planejamento.

Pode ser uma agenda física, um planner impresso, um quadro planejador, o Google Agenda, uma planilha no computador, um aplicativo de gestão de tarefas ou até mesmo um caderninho onde você anota suas metas e tarefas.

Só não vale deixar seus planos apenas na memória, porque isso tende a sobrecarregar seu cérebro e quase sempre acaba em procrastinação, tarefas esquecidas e prazos perdidos.

Dica: o Trello, Todoist e Evernote são ótimas ferramentas digitais para organizar suas tarefas e melhorar a gestão do tempo.

Quando estiver fazendo seu planejamento no domingo à noite, comece definindo quais serão a metas, tarefas e compromissos.

Veja alguns exemplos para organizar sua semana:

• Metas: entregar um projeto importante no trabalho até sexta-feira, concluir aquele curso online, terminar de ler um livro ou ir à academia quatro vezes na semana;
• Tarefas: organizar o backup do notebook, limpar a geladeira, fazer a compra do mês no supermercado, levar as roupas na costureira;
• Compromissos: consultas médicas, reuniões profissionais, aulas online, festas de aniversário, encontros sociais, etc.

Exceto os compromissos que já têm data e horário marcado, você deverá colocar prazos nas metas e tarefas e agendar conforme sua disponibilidade.

Lembre-se de registrar todas as atividades de forma que você possa consultar rapidamente ao longo da semana.

3. Determine suas prioridades

Nem sempre será possível cumprir todas as tarefas e metas que você planejou para a semana.

Por isso, é importante definir suas prioridades, classificando quais atividades são urgentes e importantes, quais são desejáveis e quais podem esperar até a próxima semana.

Para facilitar, você pode usar cores e símbolos na sua ferramenta de organização que indiquem o grau de importância da tarefa.

4. Divida a semana em blocos de tempo

Uma estratégia útil para organizar a semana e dar conta de tudo é dividir as tarefas e compromissos em blocos de tempo.

Um bloco de tempo é basicamente um período do dia que você reserva para um conjunto de atividades realizadas no mesmo contexto — ou seja, que têm ligação entre si.

De acordo com o especialista em produtividade Geronimo Theml, autor de “Produtividade para quem quer tempo“, esse método ajuda a vencer a lista de afazeres e manter a motivação, pois combina atividades semelhantes para estimular o cérebro.

Por exemplo, você pode criar um bloco matinal que inclui acordar, tomar café, fazer uma hora de exercícios físicos, verificar seus e-mails e sair para o trabalho.

Depois, o expediente pode ser dividido em blocos de trabalho concentrado com alguns intervalos, blocos para atividades administrativas (ler e responder e-mails, organizar documentos, pagar contas, etc.) e blocos para descanso e atividades leves (checar redes sociais, ler notícias, fazer uma pausa para o café, etc.).

À noite você pode ter um bloco dedicado ao tempo com a família, outro para os estudos e mais um para a rotina antes de dormir.

5. Escolha os melhores dias para cada tarefa

Saber como organizar a semana também requer conhecimento sobre seus dias mais ou menos produtivos.

Por exemplo a segunda-feira costuma ser um dia de acúmulo de atividades e pode ser usada para resolver pendências rápidas. Além disso, de modo geral terça e quarta-feira são considerados “o ponto alto” de produtividade para grande parte das pessoas.

Então, concentrar as tarefas e projetos que demandam mais foco nesses dias pode ser uma boa ideia. Já as reuniões e compromissos sociais combinam mais com quinta e sexta-feira.

Mas é claro que são apenas sugestões, pois cabe a você avaliar quais são os melhores dias para cada tipo de atividade na sua semana.

6. Planeje suas refeições, atividade física e lazer

A maioria das pessoas não inclui atividades rotineiras como refeições, cuidados com a casa, exercícios físicos e lazer na organização da semana.

O resultado é que esses compromissos essenciais para o seu bem-estar e produtividade acabam ficando em segundo plano, e muitas vezes são negligenciados.

Para evitar esse problema e se manter motivado, você pode:

• Organizar o cardápio da semana, preparando as refeições no domingo ou mesmo encomendando seu kit de marmitas;
• Usar o domingo para dar uma geral na casa, na mesa do escritório e na geladeira;
• Incluir a manutenção básica de limpeza durante a semana para aliviar o trabalho doméstico (exemplos: tirar o lixo, varrer e organizar a casa);
• Reservar um horário para atividades físicas todos os dias;
• Deixar espaço na agenda para momentos de lazer, como encontros com os amigos e família, hobbies pessoais e descanso.

• 7. Prepare-se sempre na noite anterior

• Uma dica essencial para organizar melhor a semana é reservar alguns minutos à noite para se preparar para o dia seguinte.

  Você pode separar a roupa que vai usar para ir ao trabalho, preparar os lanches que vai levar, reunir documentos e organizar a bolsa ou a mesa do home office, por exemplo.

  Essa atitude simples alivia a correria matinal, evita atrasos e faz seu dia fluir com mais tranquilidade.

• 8. Não se esqueça dos imprevistos

• Por fim, mesmo após aprender como organizar a semana, você não pode esquecer que imprevistos acontecem.

  O ideal é ter alguns horários vagos e espaços entre os compromissos para dar conta dessas tarefas e eventos inesperados que sempre aparecem, como uma reunião de última hora, um acidente ou uma demanda familiar.

  Afinal, por mais organizado e produtivo que você seja, é impossível prever tudo — e um pouco de flexibilidade é fundamental.